一些機關做不好檔案工作，大致有4種原因。一是認為檔案工作不顯山露水，無關緊要；二是單位人手少任務重，無力應付；三是檔案業務不熟，無從下手；四是檔案工作責任體系沒建立，無責可追；五、沒有建設檔案密集架更好的保護檔案資料。要做好機關檔案工作，防止出現以上情況，應該提高認識，落實保障措施，加強業務學習，養成文件材料及時收集積累、定期歸檔、定期移交進檔案館的檔案密集架中的良好習慣。

一是抓源頭，注重檔案資料及時收集積累。機關單位辦公室要對單位印發的文件、上報的材料和傳閱后的上級文件進行及時收集，并督促各職能科室及時收集檔案資料，將上年度各種門類、載體的檔案統一收集齊全，并儲存進檔案密集架中進行儲存，尤其要將單位會議記錄、重要工作的文件材料以及電子文件、照片等載體材料收集齊全，做到不丟失、不損毀，應收盡收、應歸盡歸，良好的儲存進檔案密集架中。

二是抓規范，科學整理歸檔。要熟悉《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》等，每年6月之前，在檔案部門的指導下開展檔案整理工作，整理檔案密集架中的檔案資料；整理完畢打印好目錄后交檔案部門驗收，再重新入檔檔案密集架；整理后的檔案可放在本單位檔案室的檔案密集架中保管5年，以方便查閱，保管條件差的單位也可每年直接移交給綜合檔案館的檔案密集架中保管。

三是抓資源入庫，集中移交進檔案館的檔案密集架中。立檔單位要聯系綜合檔案館，將保管期限為永久和30年、自形成之日起滿5年的到期檔案在接受檢查驗收后移交進綜合檔案館的檔案密集架；重大活動、重大事件檔案應及時向綜合檔案館移交；移交時一定要開展自查，凡不符合規范要求的，該組卷重整的要組卷重整，該搶救復制的要搶救復制，檔案材料不齊全完整的，要千方百計查找補齊，確保進館檔案的齊全、規范和完整，將檔案安全高效的儲存進檔案密集架中。